Grupo 1 — documentos do falecido
- Certidão de óbito (original ou cópia autenticada);
- RG, CPF e, se houver, título de eleitor e carteira de trabalho;
- Certidão de casamento atualizada, emitida há menos de 90 dias — ou certidão de nascimento, se era solteiro;
- Pacto antenupcial registrado, se o regime de bens não era o legal;
- Comprovante do último endereço;
- Certidão de inexistência de testamento, emitida pela Central Nacional de Testamentos (CENSEC);
- Certidões negativas de débitos federais, estaduais e municipais em nome do falecido.
Grupo 2 — documentos dos herdeiros e do cônjuge
- RG e CPF de cada herdeiro;
- Certidão de casamento atualizada ou de nascimento, conforme o estado civil;
- Pacto antenupcial, quando houver;
- Comprovante de endereço atual;
- Documentos do cônjuge de cada herdeiro casado, pois ele também assina a escritura em determinadas situações;
- Procuração pública com poderes específicos, para quem não puder comparecer.
Grupo 3 — documentos dos bens
Imóveis
- Certidão de matrícula atualizada de cada imóvel, emitida há menos de 30 dias — é o documento central;
- Carnê de IPTU do exercício (imóvel urbano) ou comprovante de ITR e CCIR (imóvel rural);
- Certidão negativa de tributos municipais sobre o imóvel;
- Certidão de valor venal ou avaliação, para a base de cálculo do ITCMD;
- Declaração de quitação de condomínio, quando aplicável.
Veículos
- CRLV do veículo;
- Comprovante do valor de mercado (tabela FIPE);
- Certidão negativa de multas e débitos.
Valores e investimentos
- Extratos de contas correntes e poupanças na data do óbito;
- Extratos de aplicações financeiras, previdência privada e consórcios;
- Informe de rendimentos do último exercício.
Participação em empresas
- Contrato social e alterações;
- Balanço patrimonial mais recente;
- Certidão simplificada da Junta Comercial.
Grupo 4 — documentos fiscais
- Declaração de Imposto de Renda do falecido dos últimos exercícios;
- Guia de recolhimento do ITCMD, apurado junto à Secretaria da Fazenda de Santa Catarina;
- Comprovante de eventual isenção, quando cabível.
O que costuma faltar — e como resolver
- A certidão de casamento está desatualizada. Cartórios exigem certidão recente porque nela constam averbações de divórcio, óbito e alteração de regime. Pode ser solicitada online.
- Ninguém sabe onde fica a matrícula do imóvel. A busca é feita por endereço ou por inscrição de IPTU no Registro de Imóveis da circunscrição do bem.
- O imóvel não está no nome do falecido. Se ele nunca foi registrado, o bem não integra formalmente o espólio e o inventário sozinho não resolve. É preciso regularizar antes — muitas vezes por usucapião.
- Existem contas bancárias desconhecidas. É possível requerer pesquisa de ativos financeiros em nome do falecido junto ao Banco Central.
- Um herdeiro está no exterior. A procuração pode ser lavrada em consulado brasileiro, ou lavrada localmente e apostilada, com tradução juramentada.
- Apareceu bem depois de encerrado o inventário. Faz-se a sobrepartilha, procedimento próprio para bens descobertos posteriormente.
Uma ordem prática para começar
- Certidão de óbito e certidão de casamento atualizada — sem elas nada anda;
- Certidão de inexistência de testamento (CENSEC) — ela define se a via de cartório é possível;
- Certidão de matrícula atualizada de cada imóvel — define o que efetivamente pertence ao espólio;
- Documentos pessoais de todos os herdeiros;
- Levantamento de contas, veículos e demais bens;
- Apuração e recolhimento do ITCMD;
- Lavratura da escritura e, em seguida, registro dos bens em nome dos herdeiros.
Lista de caráter informativo. Cada tabelionato pode ter exigências adicionais, e a documentação varia conforme a composição do patrimônio e a legislação estadual vigente.